Autorem metody jest Dwight David Eisenhower, generał United States Army i Prezydent Stanów Zjednoczonych. Eisenhower był uznawany za jednego z najbardziej efektywnych prezydentów w historii. Stworzone przez niego narzędzie analityczne jest bardzo praktycznym środkiem pomocniczym, kiedy trzeba szybko rozstrzygnąć, jakie zadania powinny otrzymać pierwszeństwo. Priorytety są ustalane według kryterium PILNOŚCI i WAŻNOŚCI.

Zadania typu A, znajdujące się w pierwszej ćwiartce, można przypisać do dwóch kategorii.

Pierwsza to zadania wcześniej zaplanowane, których termin realizacji właśnie nadszedł. Tych zadań w danym dniu pracy powinno być jak najwięcej.

Druga kategoria to zadania nieprzewidziane i niezaplanowane, które przyjmują postać kryzysu. Z kolei jeżeli tych zadań jest zbyt dużo – organizacja zaczyna być „zarządzana przez kryzysy”, co powoduje spadek efektywności i wzrost frustracji wszystkich członków organizacji. Tych zadań powinno być jak najmniej w rzeczywistości organizacyjnej

Zadania z tej ćwiartki nie podlegają delegowaniu

Zadania typu B, druga ćwiartka matrycy, to zadania wymagające dobrego zaplanowania w dłuższej perspektywie czasowej. Zadań w tej ćwiartce powinno być najwięcej. Aby sprawnie poruszać się w obszarze zadań ważnych warto podczas podejmowania decyzji posłużyć się poniższymi pytaniami

Pytania ułatwiające określanie priorytetów

• Które zadania zbliżają mnie najbardziej do realizacji moich głównych celów?
• Przez wykonanie którego jednego zadania zostanie załatwionych więcej spraw?
• Realizacja, którego zadania może być decydująca w realizacji ogólnego celu organizacji, zespołu?
• Które zadanie zrealizowane w wymiarze długo- i krótkoterminowym przyniesie największą korzyść dla mnie, zespołu, organizacji (uzyskamy wyróżnienie, uznanie, nagrodę)?
• Które zadanie w przypadku niewypełnienia go, przyniesie najbardziej największe straty dla mnie, zespołu, organizacji (gniew, reprymenda, zakłócenia w pracy)?

Zadania z tej ćwiartki nie podlegają delegowaniu

Zadanie typu C, trzecia ćwiartka obejmuje zadania, które są nieważne lecz pilne. W pogodni bieżących zadań często brakuje nam czasu na zastanowienie się czy sprawa jesz rzeczywiście ważna, czy tylko pilna. Poniżej zestaw pytać wspomagających podjęcie takiej decyzji

Pytanie ułatwiające rozróżnienie zadań ważnych i nieważnych, które są pilne

• Czy jestem jedyną osobą w Firmie, która może sprawę załatwić najszybciej?
• Czy jestem jedyną osobą w Firmie, która może sprawę załatwić najlepiej?
• Co się stanie jeżeli zadanie nie zostanie wykonane w ogóle?

Zadania z tej ćwiartki podlegają delegowaniu i powinny być delegowane np. na specjalistów

Zadania z ćwiartki IV, są zadaniami niepilnymi i nieważnymi, w związku z tym powinny być wyeliminowane z naszego harmonogramu spraw poprzez oddelegowanie lub całkowite ich usunięcie

Procedura:

1. Sporządzenie listy zadań do wykonania
2. Kategoryzacja zadań do poszczególnych ćwiartek matrycy, posługując się pytaniami wspomagającymi podejmowanie decyzji
3. Podjęcie adekwatnych działań

Konsekwencje działań w poszczególnych obszarach Matrycy Eisenhower’a

W sytuacji, gdy zmniejszymy do absolutnego minimum aktywności w polach I, III, IV